Datenschutz-Managementsystem: Bedeutung, Anforderungen und Umsetzung

Datenschutz-Managementsysteme sind für Unternehmen jeder Größe und Branche von grundlegender Relevanz.

Durch klare Richtlinien, regelmäßige Schulungen und kontinuierliche Überprüfungen können potenzielle Datenschutzrisiken identifiziert und proaktiv adressiert werden.

Ein solides Datenschutz-Managementsystem trägt nicht nur zur Wahrung des Vertrauens von Kunden und Mitarbeitern bei, sondern ist auch ein wesentlicher Bestandteil einer verantwortungsvollen Unternehmensführung im digitalen Zeitalter.

Was ein Datenschutz-Managementsystem ist, welche Anforderungen an diese bestehen und worauf Unternehmen bei einer Umsetzung achten sollten, erfährst Du in unserem Blogbeitrag

Ein Datenschutz-Managementsystem (DSMS) ist ein strukturierter Ansatz zur Verwaltung und Umsetzung von Datenschutzpraktiken in einer Organisation.
Für die praktische Umsetzung eines solchen Systems kommt zumeist eine Datenschutzmanagementsoftware zum Einsatz.

Ein DSMS umfasst normalerweise mehrere Komponenten, darunter:

• Datenschutz-Richtlinien

• Datenschutzgrundsätze

• Rechte der Betroffenen

• Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten

• Technische und organisatorische Maßnahmen

• Datenschutz-Folgeabschätzung

• Umgang mit Sicherheitsvorfällen

• Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeitern

• Datenschutzbeauftragter

• Internationaler Datentransfer

Das Datenschutz-Managementsystem ist vorzugsweise auf dem PDCA-Zyklus aufgebaut

1. Planung:
Zuerst werden die Ziele und Prozesse geplant.

• Welche Daten werden verarbeitet?

• Werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten?

• Was muss ich tun, damit die Vorgaben eingehalten werden?

Das BSI hat dafür auch ein Standarddatenschutzmodell (SDM) entwickelt, das sieben Gewährleistungsziele formuliert.

2. Umsetzung:
In diesem Schritt werden die geplanten Maßnahmen umgesetzt. Zum Beispiel:

• Vorgaben zur Nutzung privater Geräte

• Ablauf bei einer Datenschutzpanne
  

3. Überprüfung:
Nach der Umsetzung werden die Ergebnisse überwacht und die Prozesse bewertet.

• Werden die Vorgaben eingehalten?

• Müssen einige Vorgaben angepasst oder erweitert werden?

4. Verbesserung:
Basierend auf den Ergebnissen der Überprüfung werden Maßnahmen ergriffen, um Verbesserungen vorzunehmen.
Anschließend geht es wieder in die Planung über. Dann stellt sich die Frage, ob sich zwischenzeitlich etwas geändert hat (z.B. Gesetzeslage).

Die ISO 27701 stellt die aktuelle internationale Norm für Datenschutz-Managementsysteme dar und sollte daher unbedingt berücksichtigt werden.

Jedes Unternehmen ist zum Datenschutz verpflichtet. Allerdings wird die Erfüllung dieser Aufgabe mit zunehmender Unternehmensgröße und Verarbeitungstätigkeit immer anspruchsvoller.
Indem Du ein umfassendes Datenschutz- Managementsystem implementierst, legst Du die Grundlage für strukturierte und nachweisbare Datenschutzmaßnahmen. Dies ermöglicht nicht nur eine bessere Übersicht, sondern minimiert auch das Risiko von Bußgeldern.

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