KI am Arbeitsplatz: Datenschutz und Rechte des Betriebsrats

Die Entwicklung Künstlicher Intelligenz schreitet immer weiter voran und ist mittlerweile auch im Berufsalltag vieler Arbeitnehmer angekommen. Bereits seit einem Jahr ist ChatGPT, ein Chatbot von OpenAI, nun auf dem Markt und erfreut sich immer größerer Beliebtheit.

Insbesondere Unternehmen und Arbeitgeber stellt diese Entwicklung immer mehr vor Herausforderungen. Datenschutz, Urheberrecht, Betriebsrat - es häufen sich rechtliche Fragen, was den Umgang mit KI am Arbeitsplatz betrifft. Wir zeigen, was es bei der Nutzung von KI-Tools wie ChatGPT zu beachten gibt.

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Künstliche Intelligenz, kurz KI (Englisch: AI für “Artificial Intelligence”), bezeichnet eine Technologie, die mithilfe von Daten und Algorithmen arbeitet, Muster erkennen und reproduzieren kann. Insbesondere die Generative KI, die gezielt zur Generierung von Inhalten genutzt wird, kann durch die Eingabe (“Input”) des Nutzers eigene Ergebnisse (“Output”) produzieren. Ein bekanntes Beispiel dafür ist ChatGPT.

Algorithmen kennen wir insbesondere von sozialen Netzwerken: Die Technologie hinter bekannten Plattformen ist in der Lage, Vorlieben des Nutzers zu erkennen und ähnliche Inhalte vorzuschlagen. KI geht allerdings darüber hinaus. Bei einem maschinellen Lernverfahren erlernt ein Algorithmus durch Wiederholung, selbständig eine Aufgabe zu erfüllen. Mithilfe dieser maschinellen Lernfähigkeit wird die KI besser, sprich “intelligenter”. Sie kann große Datenmengen aufnehmen und analysieren, Inhalte daraus erstellen und unter Umständen immer komplexere Entscheidungen treffen oder Probleme lösen.

In der Arbeitswelt kann KI beispielsweise folgende Bereiche übernehmen oder dabei unterstützen: 

• Prozessoptimierung: KI-Tools sind in der Lage, Aufgaben und Prozessabläufe zu definieren, diese selbst umzusetzen oder zumindest dabei zu unterstützen, einfache wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren und auf diese Weise Prozesse zu optimieren. 
• Personalauswahl: Um den bestmöglichen Kandidaten für eine Stelle auszuwählen, kann es sinnvoll sein, in Zukunft auf KI zu setzen, um diskriminierungsfreie und datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Auch die Verwaltung von Personal kann von KI automatisiert werden. 
• Zukunftsprognosen: Anhand der Auswertung von Statistiken und vergangenen Ereignisse kann KI Entwicklungen erkennen und so Informationen über mögliche künftige Wirtschaftsverläufe oder Ähnliches liefern - oder zumindest einen Trend bzw. eine grobe Richtung aufzeigen.

Was Arbeitnehmer an ihrem Arbeitsplatz dürfen, unterliegt der Entscheidung der Führungsebene, sprich dem Arbeitgeber. Arbeitnehmer sind weisungsgebunden und haben ihre Aufgaben nach den Vorgaben des Arbeitgebers zu erledigen (sogenanntes Direktionsrecht aus § 106 GewO). Dies gilt auch für die Verwendung von KI am Arbeitsplatz. Besteht ein ausdrückliches Verbot im Hinblick auf die Nutzung von KI-Tools, ist die Verwendung durch Arbeitnehmer untersagt. Gibt es keine Regelung zur Handhabung von KI, kann der Einsatz zulässig sein, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber darüber informiert und mögliche Folgerisiken der Nutzung nach bestem Wissen und Gewissen gering hält. Interne Richtlinien für eine sichere KI-Nutzung können dabei hilfreich sein.

Nach geltendem Recht sind Arbeitnehmer allerdings grundsätzlich verpflichtet, ihre Arbeit höchstpersönlich zu erledigen (§ 613 S. 1 BGB). Damit hat der Gesetzgeber insbesondere den Fall geregelt, dass keine andere natürliche Person anstelle des Arbeitnehmers bei der Arbeit erscheinen darf. Diese Regelung lässt sich - etwa bei zunehmendem Einsatz von digitalen Technologien im Homeoffice - grundsätzlich auch auf KI anwenden. Wenn eine Technologie die Aufgaben des Arbeitnehmers übernimmt und damit der Arbeitgeber getäuscht wird, kann eine arbeitsrechtliche Pflichtverletzung vorliegen. Mögliche Konsequenzen können eine Abmahnung oder im schwerwiegenden Fall eine Kündigung sein.

Anders steht es, wenn es ein ausdrückliches Einverständnis zur Verwendung von KI gibt. Dann richtet sich die Verwendung der KI danach, was durch den Arbeitgeber erlaubt wurde. Werden KI-Modelle wie ChatGPT ausdrücklich erlaubt oder der Zugang zu diesen sogar arbeitgeberseitig bereitgestellt, spricht nichts dagegen, diese Software auch zu nutzen. Arbeitnehmer sind jedoch verpflichtet, die bereitgestellte Technologie auch sachgemäß und nur im erlaubten Umfang zu verwenden.

Wichtiger Hinweis: Ist die Nutzung von KI gestattet, muss diese grundsätzlich auch nicht gesondert gegenüber dem Arbeitgeber angezeigt werden. Besteht keine Regelung hierzu oder stellt die Nutzung einen Verstoß gegen bestehende Regelungen dar, müssen Arbeitnehmer rechtlich gesehen die Nutzung gegenüber dem Arbeitgeber offenlegen (§ 241 Abs. 2 BGB).

Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss bei der Verwendung der KI auch der Datenschutz beachtet werden. Wie Datenschutz beim Einsatz von KI im Unternehmen gelingt, haben wir in einem eigenen Beitrag erläutert.

Grundsätzlich gilt: Auch beim Einsatz von KI ist die DSGVO zu beachten. Betroffenenrechte, wie etwa das Recht auf Auskunft, das Recht auf Löschung oder das Widerspruchsrecht, müssen gewährleistet sein. Im Zweifel ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Drittanbietern zu schließen, um den rechtlichen Rahmen der Zusammenarbeit festzulegen. 

Neben den datenschutzrechtlichen Aspekten der KI-Nutzung können auch urheberrechtliche Fragen beim Einsatz von KI am Arbeitsplatz relevant werden. Der Arbeitnehmer bleibt der Originalurheber des Werks und räumt dem Arbeitgeber ein Nutzungsrecht an diesem ein. Arbeitgeber genießen jedoch den urheberrechtlichen Schutz über die Werke, die durch ihre Arbeitnehmer geschaffen wurden (§§ 7, 43 UrhG). Das Urheberrecht schützt zudem nur geistige Schöpfungen durch natürliche Personen. Aus diesem Grund kann der Output einer KI, wie ChatGPT, in der Regel keinen eigenen Urheberrechtsschutz genießen.

Zudem sind die Rechte von Dritten zu beachten: Werden urheberrechtlich geschützte Werke mittels KI reproduziert oder übersetzt, bestehen die Rechte des Originalurhebers weiterhin fort. Bei Umgestaltungen kommt es darauf an, wie viel sich vom Originalwerk im Output findet. Bei Fachtexten ist das rechtliche Risiko in der Regel überschaubar und eine Urheberrechtsverletzung unwahrscheinlich. Dies hängt damit zusammen, dass bei fachlichen Texten in der Regel der Informationsgehalt überwiegt und es nach Ansicht des EuGH zu keiner persönlichen geistigen Schöpfung kommt. Die Anforderungen für die Schutzwürdigkeit von Fachtexten sind deshalb relativ hoch angesetzt.

Gibt es einen Betriebsrat im Unternehmen, hat dieser eine Vielzahl von eigenen Rechten, was den Einsatz von KI am Arbeitsplatz betrifft. Zum einen hat der Betriebsrat das Recht, bei der Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen mitzuwirken. Um klarzustellen, dass hierzu auch der Einsatz von KI am Arbeitsplatz zählt, hat der Gesetzgeber den entsprechenden Paragraphen nun um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz ergänzt (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). 

Weiterhin hat der Betriebsrat das Recht zur Entscheidungsfindung einen entsprechenden Sachverständigen hinzuzuziehen (§ 80 Abs. 2 S. 3 BetrVG). Auch diese Regelung wurde für den Einsatz von KI angepasst. In diesem Fall ist die Heranziehung eines Sachverständigen sogar erforderlich (§ 80 Abs. 3 S. 2 BetrVG). Die Kosten sind dabei grundsätzlich vom Arbeitgeber zu tragen. Es bedarf jedoch einer eigenen Vereinbarung zwischen den Parteien über die Person des Sachverständigen und die entstehenden Kosten.

Außerdem wurde § 95 Abs. 2 lit. a BetrVG eingefügt. Dieser besagt, dass der Betriebsrat weiterhin der personellen Auswahl (z. B. Einstellungen, Kündigungen oder Versetzungen) zustimmen muss, auch dann, wenn die personelle Auswahl eigens durch KI gefällt wurde. Auch bei der Aufstellung von Richtlinien zur Personenauswahl durch KI muss der Betriebsrat weiterhin befragt werden. 

Der Einsatz von KI im Unternehmen steht noch am Anfang. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass der Einfluss von Künstlicher Intelligenz in den nächsten Jahren stetig wachsen wird. Das bedeutet auch, dass sich Unternehmen schon heute auf die Zukunft vorbereiten sollten.

Dabei bietet KI für das Unternehmen viele Chancen zur Vereinfachung, Objektivierung und Automatisierung von Aufgaben oder Prozessen. Allerdings sind damit auch viele Vorgaben bezüglich des Datenschutzes und anderer Regeln, wie zum Beispiel der Einbindung des Betriebsrates, verbunden.

Die Nichtbeachtung der genannten rechtlichen Vorschriften kann bei Vorliegen der Voraussetzungen zu umsatzbezogenen Bußgeldern sowie zu einem Reputations- und Vertrauensverlust führen.

Dieser rechtlichen Bedingungen und Konsequenzen sollten sich Arbeitgeber daher stets bewusst sein. Und auch Arbeitnehmer sollten vorsichtig sein und sich vor der Verwendung von KI bei ihren Arbeitgebern rückversichern.

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